Una aplicación para dominarlas a todas (mac) I

Un ordenador para ordenarlo todo

En nuestro uso diario del ordenador llegamos a almacenar en él toda clase de información, y de más variada procedencia de la que nos imaginamos en un primer momento. Un esbozo de los tipos de información que nuestro ordenador puede llegar a manejar para nosotros seria:

TEXTO

  • Documentos de ofimática (texto, presentaciones, hojas de cálculo, etc…)
  • PDF’s
  • Bases de datos

MULTIMEDIA

  • Fotos e imágenes
  • Videos
  • Música

ORGANIZACIÓN PERSONAL

  • Notas para recordar
  • Listas de tareas pendientes
  • Eventos de calendario
  • Agenda de contactos
  • Finanzas personales

WEB

  • Marcadores web
  • Mails
  • Contactos de mensageria instantánea
  • Contraseñas de servicios web
  • RSS

Y en esta lista, no tenemos en cuenta los archivos propietarios de aplicaciones específicas, como por ejemplo proyectos de Photoshop, Finale, iMovie, etc… Aunque este tipo de archivos no son productos finales, sino más bien archivos que solo utilizaremos mientras construimos el producto final, que seguramente encajará dentro de alguna de las categorias ya citadas.

Los diferentes paradigmas de organización

Antes de seguir adelante:

No hay que confundir la aplicación que crea un tipo de documento con la aplicación que sirve para organizarlo ni con la que lo abriremos. Puede darse un “tres en uno”, pero es muy poco frecuente.

Un ejemplo, podemos crear una imagen con un programa de dibujo, pero una vez la hayamos finalizado, no accederemos a ella siempre desde la misma aplicación de dibujo. Sino que la guardaremos en algún lugar del disco duro, para que cuando en un futuro la busquemos, la podamos encontrar (mediante otro programa explorador de archivos) y, finalmente la abriremos con un visor de imágenes.

De entrada, los exploradores de archivos (finder en mac, explorer en windows, nautilus en linux) sirven para organizar y acceder al archivo que estemos buscando. Así que lo más lógico es que agrupemos los archivos según nuestro esquema mental.

Ejemplo, imaginemos que vamos a unas jornadas. Tomaremos fotos con nuestra cámara de fotos, tomaremos apuntes con un procesador de texto, anotaremos teléfonos de contacto en nuestro móvil, algunos conferenciantes nos pasaran PDF de sus presentaciones, etc… Entonces, lo que de entrada haríamos seria: crear una carpeta específica para esta jornada donde dentro de ella pongamos todo lo relacionado con ella, fotos, documentos de texto con los apuntes, pdf’s, y… ¿contactos?

Dejemos la pregunta en el aire unos momentos. El anterior ejemplo describe uno de los paradigmas de organización. El de la organización en archivos del sistema.

El otro tipo principal de paradigma de organización de archivos es el Paradigma de la libreria. Éste es el que utiliza la suite de productos iLife de Apple, entre otras aplicaciones. Se basa en el concepto de una aplicación especializada para organizar y acceder a cada tipo de documento.

Otro ejemplo, iPhoto es una aplicación que sirve para almacenar fotos; podemos ordenarlas por carpetas, por etiquetas, por eventos, etc… Pero todas las fotos que gestione el programa iPhoto estarán alojadas en una librería específica que habrá creado el programa para almacenar allí todas las fotos. De entrada no tendremos acceso directo a esa libreria desde el explorador de archivos, porque iPhoto es el bibliotecario, y es él quien se encarga de dejar las cosas en su sitio. Nosotros no debemos mover nada, simplemente le damos las fotos, él las almacena según le indiquemos, y cuando las necesitemos, nos las mostrará.

Si volvemos al ejemplo de la jornada y aplicamos este nuevo paradigma de organización, dejará de existir una carpeta de la jornada en nuestro ordenador: las fotos irán al programa que gestiona fotos, los documentos de textos y pdf’s se almacenarán en otra aplicación, y los contactos en la libreta de contactos.

Como vemos, si con el primer paradigma no estábamos conformes con guardar los contactos en la carpeta de la jornada, con el segundo, nos puede llegar a ser extraño gestionar los documentos de textos con el paradigma de libreria. Es más, casi nos sentiríamos culpables por no crear una miserable carpeta en nuestro ordenador con el nombre de la jornada. Sin embargo, a la larga vamos a agradecer tener todas las fotos (de esta jornada, de la siguiente o de cualquier otra situación) en un mismo sitio, para poder gestionar todas las fotos desde un mismo sitio, y facilitar la sincronización de nuestros álbumes digitales con otros dispositivos. Lo mismo pasará con los contactos.

Cada tipo de información (lista de la entrada del post) tiene unas características, y podemos necesitar acceder a él desde perspectivas diferentes, por lo que lo mejor es saber los pros y contras de cada sistema para decidir en cada momento cual se ajusta más a nuestra necesidades.

Paradigma de archivos de sistema

paradigma archivos de sistema

Pros

  • Tenemos un control total sobre el lugar de almacenamiento del archivo
  • No dependemos de ninguna aplicación para mantener la forma de acceder a los archivos

Contras

  • A la hora de sincronizar con otros dispositivos o aplicaciones, deberemos sincronizar carpetas con todo tipo de archivos, con lo que reducimos las posibilidades de una buena sincronización
  • Pésimo sistema de organización
  • Peligro de crear laberintos de carpetas

Paradigma de librería

paradigma libreria

Pros

  • Simplicidad a la hora de encontrar un determinado tipo de archivo
  • Fuerte sistema de organización
  • Fácil sincronización de todos los archivos de un mismo tipo con cualquier otro dispositivo o aplicación

Contras

  • No tenemos un control sobre el lugar de almacenamiento del archivo
  • Dependemos de una aplicación para continuar gestionando de la misma manera ese tipo de archivos
  • Peligro de fragmentación de información

Por último es importante destacar que también existen aproximaciones híbridas, tales como los rastreadores de archivos. Es decir, aplicaciones que rastrean nuestras estructuras de carpetas en busca de archivos de un mismo tipo, y nos los presentan luego todos reunidos, para poder simular una gestión en paradigma librería sin cambiar el lugar de almacenamiento de archivos. Aunque este tipo de aplicaciones no poseen todos los pros combinados de los anteriores paradigmas son una opción interesante para determinados supuestos.

Paradigma híbrido de rastreo

paradigma hibrido

Pros

  • Tenemos un control total sobre el lugar de almacenamiento del archivo
  • No dependemos de ninguna aplicación para mantener la forma de acceder a los archivos (depende)
  • Simplicidad a la hora de encontrar un determinado tipo de archivo
  • Fuerte sistema de organización

Contras

  • A la hora de sincronizar con otros dispositivos o aplicaciones, deberemos sincronizar carpetas con todo tipo de archivos, con lo que reducimos las posibilidades de una buena sincronización.
  • No estamos exentos de crear laberintos de carpetas

Pautas para elegir paradigma y aplicación

Por defecto todos los ordenadores empiezan con el paradigma de archivos de sistema, usando para ello el explorador de archivos del sistema. Los sistemas operativos aun no permiten una organización de sus archivos en base a una estructura de etiquetas, con lo que si usamos este sistemas nos vemos sin remedio obligados a usar el sistema de carpetas.

Recordemos: el sistema por carpetas obliga a cada ítem a pertenecer a una categoría o subcategoría únicamente, mientras que el sistema por etiquetas permite (pero no obliga) que cada ítem pueda pertenecer a todas las categorías que queramos. Esto no tiene nada que ver con los diferentes paradigmas. Cada paradigma puede usar indistintamente (o ambos a la vez) el sistema de carpeta o de etiquetas.

Si nos decidimos por este sistema para gestionar archivos, hemos de aprender algunas pautas de búsquedas de archivos para hacer más fácil el acceso a los mismo, como saber filtrar por palabras, tipos de archivo, fecha de creación/modificación, etc.

Si, por contra, nos decidimos por utilizar el paradigma de libreria, a parte de que nos guste más o menos a la vista el programa, debemos tener en cuenta algunos aspectos fundamentales que podemos pasar de lado inadvertidamente:

  • Preparar una via de escape: si algún día decidimos cambiar de programa, o simplemente se discontinua el proyecto de actualización de ese programa, hemos de poder sacar toda la información que hayamos metido en la librería gestionada por él.
  • No perder el trabajo hecho: de la misma manera que queremos poder sacar la información metida en él, si hemos incluido pautas de organización (carpetas, etiquetas o lo que sea), deberá ser también exportable a otros programas que usen el mismo paradigma de librería.
  • Acceso externo a la librería: ver si toda o parte de la librería es fácilmente sincronizable con otros dispositivos móviles (u otros ordenadores), y si al mismo tiempo se puede acceder a ella remotamente desde otras aplicaciones o enviar desde ella a otras aplicaciones remotas.

Por ejemplo, con iPhoto se almacenan y organizan todas las fotos. Sincronizar: podemos seleccionar si sincronizarlas todas o en parte a nuestros iPhones. Enviar: podemos enviar fotos para publicarlas en servicios web como Flickr o Facebook. Acceso remoto: desde el programa de presentaciones Keynote se puede acceder a la librería de fotos de iPhoto y seleccionar las que queramos para incrustarlas.

El paradigma de librería, recordemos, tiene dos grandes potenciales:

  • Organización: que viene de facto en todas las aplicaciones de sistema librería
  • Acceso externo a la libreria; en sus tres dimensiones (sincronización, acceso remoto y envío a aplicaciones remotas)

Así como las posibilidades de organización son, de entrada, adquiridas por el paradigma de librería, el potencial de acceso externo a la librería se verá limitado por las características de las aplicaciones que gastemos para este paradigma.

Como consejo principal es recomendable usar las aplicaciones nativas del sistema, o semi-nativas (es decir, aquellas que no vienen de entrada con el sistema operativo, pero las crea la misma compañía), ya que estas mantendrán las tres dimensiones del acceso externo lo más abiertas posibles para mejorar la intra-comunicación entre todos los programas nativos del sistema. Y si añadimos terceros programas, es más fácil que éstos tengan inter-comunicación con las aplicaciones nativas o semi-nativas, que no con otras aplicaciones diferentes.

En próximas entradas haremos una revisión de programas para organizar cada tipo de información.

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